TTK Turnhout

Privacyverklaring

Deze verklaring bestaat uit twee delen: één voor websitebezoekers en één voor leden.

Privacyverklaring voor websitebezoekers

Tafeltennisclub Turnhout (hierna "TTK Turnhout", "wij") respecteert je privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Tafeltennisclub Turnhout (TTK Turnhout)
Slachthuisstraat 13c
2300 Turnhout
Contact: via onze contactpagina.

2. Welke gegevens verzamelen wij via deze website?

Wij verzamelen zo min mogelijk gegevens van bezoekers:

  • Gegevens die je zelf invult wanneer je ons contacteert of een kennismaking aanvraagt (naam, e-mail, telefoonnummer, bericht). Deze gebruiken wij enkel om je vraag te beantwoorden of je kennismaking in te plannen.
  • Technisch noodzakelijke gegevens om de website te laten werken (zie cookies hieronder).

Wij gebruiken geen analytics-, tracking- of advertentiecookies.

3. Cookies

Deze website plaatst enkel strikt noodzakelijke cookies:

  • Sessiecookies (Lovable Cloud) — worden enkel geplaatst wanneer een lid of beheerder zich aanmeldt op de website. Bewaartermijn: tot uitloggen of automatisch verval van de sessie.

Voor deze strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist, wel informatie — die vind je hier.

Daarnaast bevat onze website ingesloten inhoud van derde partijen: een videospeler van YouTube (homepage) en kaartmateriaal van Google Maps (contactpagina en voettekst). Wanneer deze inhoud wordt geladen, verwerken YouTube en Google technisch noodzakelijke gegevens zoals je IP-adres en kunnen zij daarbij ook cookies plaatsen. Wij hebben daarop geen invloed; hiervoor gelden de privacyverklaringen van YouTube (Google) en Google Maps. Bovendien beveiligen we onze contact- en aanmeldingsformulieren met Cloudflare Turnstile: dit is een onzichtbare controle die nagaat of een formulier door een mens wordt ingevuld. Turnstile is ontworpen zonder trackingcookies, maar verwerkt wel enkele technische gegevens (o.a. je IP-adres) bij het verzenden van een formulier.

4. Rechtsgrond

Wij verwerken persoonsgegevens:

  • op basis van ons gerechtvaardigd belang om vragen van websitebezoekers te beantwoorden en de website veilig en correct te laten functioneren;
  • wanneer wettelijk vereist, op basis van je toestemming.

5. Bewaartermijn

Berichten die je ons stuurt bewaren wij niet langer dan nodig om je vraag te beantwoorden en, waar van toepassing, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

6. Delen met derden

Wij verkopen of verhandelen je gegevens niet. Wij doen beroep op de volgende verwerkers:

  • Lovable Cloud — hosting van de website en databank.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Contacteer ons via onze contactpagina om deze rechten uit te oefenen. Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Privacyverklaring voor leden

TTK Turnhout hecht heel veel waarde aan jouw privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. TTK Turnhout houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van jouw rechten als betrokken persoon omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als TTK Turnhout zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Tafeltennisclub Turnhout (TTK Turnhout)
Slachthuisstraat 13c
2300 Turnhout
Contact: via onze contactpagina.

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten of diensten, en leveranciers.

1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden door TTK Turnhout verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond);
  • Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding, inclusief de clubadministratie (gerechtvaardigd belang);
  • Het deelnemen aan competities en tornooien bij de federaties VTTL en Sporta: sportieve administratie (gerechtvaardigd belang), organisatie van recreatieve sportevenementen (contractuele grond);
  • Het plannen en verdelen van de toogdiensten bij thuiswedstrijden en clubactiviteiten (gerechtvaardigd belang);
  • Promotie, PR en communicatie, waaronder het beheren van de clubwebsite en sociale media met sfeerfoto's (gerechtvaardigd belang) of gerichte foto's (toestemming).

2. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de bovenstaande doelstellingen (zie 'waarom verwerken wij persoonsgegevens?'):

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam;
  • Privé-contactgegevens: telefoonnummer, e-mail, adres;
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum;
  • Sportieve gegevens: klassement, spelersnummer bij de federatie, ploegindeling, uitslagen, aanwezigheden;
  • Clubwerking: toogdiensten, toogvoorkeuren, beschikbaarheid en vrijstellingen;
  • Beeldmateriaal: foto's, video's, opnames.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, persoonlijk, telefonisch of e-mail contact). Daarnaast halen wij sportieve gegevens (uitslagen, klassementen) op bij de federaties VTTL en Sporta waaronder je als lid speelt.

Wedstrijdnamen, uitslagen en klassementen van competitiespelers worden, net zoals bij de federaties VTTL en Sporta zelf, publiek getoond op deze website.

3. Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • Het verwerken van gegevens in ons leden- en toogdienstsysteem;
  • Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailverzending).

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden). We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

4. Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende (externe) partijen:

  • Vlaamse Tafeltennisliga (VTTL);
  • Sporta;
  • Andere clubs, voor zover noodzakelijk voor de competitie;
  • Subsidiërende overheden.

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat jouw gegevens vertrouwelijk worden behandeld. Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek).

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven jouw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijden ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

5. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger.

6. Bewaartermijn

TTK Turnhout bewaart jouw persoonsgegevens zolang je lid bent en zolang dit nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt, en daarna enkel wanneer dat wettelijk vereist is. Wedstrijd- en klassementgegevens die door de federaties VTTL en Sporta worden bijgehouden, blijven bij die federaties bewaard volgens hun eigen bewaartermijnen.

7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens TTK Turnhout van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • De ledengegevens zijn enkel toegankelijk voor bestuursleden met een persoonlijke login (gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle systemen);
  • De gegevens worden opgeslagen op sterk beveiligde servers van onze hostingpartner, die regelmatig back-ups maakt om gegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Wij testten en evalueren regelmatig onze maatregelen en informeren onze medewerkers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

8. Jouw rechten omtrent jouw gegevens

Iedere natuurlijke persoon heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens, die op hem/haar betrekking hebben, recht op bescherming van zijn/haar fundamentele rechten en vrijheden, inzonderheid op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer.

Recht op inzage, overdraagbaarheid en rechtzetting

De kwaliteit en accuraatheid van jouw persoonsgegevens zijn zeer belangrijk voor TTK Turnhout. Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die TTK Turnhout van jou ontvangen heeft. Visuele controle van een officieel stuk of document kan steeds gebeuren na afspraak. Daartoe neem je contact op via onze contactpagina. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of, in opdracht van jou, direct aan een andere partij. Wij kunnen jou vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Recht op verwijdering van jouw gegevens

Iedereen heeft het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste en/of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of aanpassen. Daartoe neem je contact op via onze contactpagina. Hou er bovendien rekening mee dat TTK Turnhout, afhankelijk van jouw verzoek, sommige diensten niet meer kan aanbieden. Zo moeten wij bepaalde persoonsgegevens kunnen verwerken en gebruiken indien je wenst deel te nemen aan competities, tornooien, kampioenschappen en andere organisaties. Bovendien moeten wij ons aan enkele wettelijke bewaartermijnen houden, waardoor we jouw verzoek tot verwijdering niet steeds kunnen inwilligen.

Om jouw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij jou hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals nieuwe contactgegevens.

9. Klachten

Mocht je een klacht of opmerking hebben in het kader van de verwerking van jouw persoonsgegevens en de toepassing van de GDPR dan vragen wij jou hierover contact met ons op te nemen via onze contactpagina. Daarnaast kan je steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).